« Nube4U » Repense la circulation de l’information.

27 Avr « Nube4U » Repense la circulation de l’information.

Nous avions déjà évoqué précédemment la nécessité de sécuriser les informations  de l’entreprise car dans la plupart des cas, elles font sa valeur et donc conditionnent sa pérennité.

Détenir une information est une richesse, mais savoir quoi en faire et comment la traiter est fondamental !

La circulation de l’information est sans aucun doute un des principaux éléments structurants de l’organisation.

Elle a surtout un rôle prépondérant dans le processus de prise de décision tant au niveau des décisions opérationnelles quotidiennes qu’au niveau des grandes décisions stratégiques.

Aujourd’hui  75% de l’information détenue par une entreprise se rapporte essentiellement  aux documents.

Ainsi, nous voyons bien l’importance de maitriser les échanges documentaires au sein de l’organisation dans le but de contrôler la qualité, les délais et les coûts de l’activité.

Certains  documents  peuvent être plus critiques que d’autres. Ex : les données  réglementaires, légales, fiscales ou qualité.  De fait, ils ne feront pas tous l’objet d’un processus type GED et cela dépendra réellement  de l’influence qu’ils ont sur l’activité de l’entreprise.

La GED (Gestion Electronique de Documents)  se trouve donc véritablement au centre de l’organisation de l’entreprise avec son module de workflow (ou de processus).

Un workflow documentaire, consiste à faire partager les informations  vers un ou plusieurs  utilisateurs, ou même des groupes d’utilisateurs qui en fonction de leurs droits associés pourront lire, approuver, modifier, valider ou tout simplement accuser réception. Nous parlons bien d’espaces collaboratifs contrôlés & maîtrisés.

La maitrise du cycle de vie des documents est fondamentale pour conserver une empreinte de leur évolution : la gestion des versions et l’historisation doit facilement permettre en cas d’une anomalie,  de revenir sur  une information pour corriger ce qui est nécessaire.

D’autre part, il est possible d’y associer une gestion et une planification de tâches afin d’aider les collaborateurs dans les actions à mener.

L’OCR : en couple avec la  GED !

Le système de reconnaissance des caractères (OCR ou « Optical Character Recognition), est un mécanisme consistant à identifier des éléments sur un document, les reconnaître et à les router vers une destination (utilisateur ou dossier) ou bien les classer automatiquement dans un container pouvant être consulté facilement.

Les exemples les plus courants sont le traitement des factures fournisseurs, ou dans un autre registre la distribution automatique du courrier postal.

En amont, des paramètres sont entrés dans l’outil, les documents sont scannés par une machine, ensuite l’OCR fait son travail pour alimenter les chaines du Workflow.

De cette manière, l’information est correctement positionnée dans les organes de l’entreprise. En temps réel il est enfin possible d’avoir une traçabilité sans faille.

Installé sur vos infrastructures existantes ou bien en mode hébergé dans nos Datacenter,  N4U-GED est la solution idéale pour rassembler ses collaborateurs, ses clients, ses fournisseurs.

Détail des offres sur notre site www.e-kip.fr