30 Avr Processus d’automatisation et workflow : assurer la transformation digitale

Processus d’automatisation et workflow : assurer la transformation digitale

À ce jour, on peut bel et bien dire que la transformation numérique est au cœur de toutes les stratégies d’entreprises.

Pour conséquence, des géants comme Microsoft, IBM et Google exposent leurs engagements de plus en plus fièrement : aider les entreprises à réussir leur transformation digitale.
Ils mettent ainsi en avant des destins éblouissants, à l’image de plusieurs leaders et géants du moment, bercés dans le numérique depuis leur création (Uber, AirBnB, Netflix et d’autres encore).

Cependant, il suffit de regarder de plus près pour s’apercevoir que nombreuses sont les organisations qui s’engourdissent en s’appuyant sur des processus de travail anciens et révolus. Elles sont le plus souvent ralenties par des méthodes de travail chronophages et incertaines appliquées sur papier. On ne peut le nier, transformer numériquement ces processus demande de sérieuses préparations.

Et pour rester compétitives, ces entreprises doivent migrer d’un processus manuel, lent et sujet à des erreurs plus fréquentes, vers des méthodes plus rapides, efficaces, fiables, et surtout plus rentables.
Pour ces dernières, l’un des premiers pas pour assurer leur transformation digitale reste la dynamisation et l’automatisation du workflow.

Workflow : le définir et le comprendre

Un workflow, littéralement en français « flux de travaux » est la représentation successive d’un ensemble de tâches, d’actions, ou d’opérations effectuées par une personne, une équipe, ou tout un organisme.
La traduction même du terme « flow » renvoie vers la notion d’avancement du document, ou de l’information, d’une étape à une autre.

Le workflow peut alors être représenté comme un moteur qui permet de modéliser et coordonner les différentes tâches comprises dans une même mission. Le workflow permet alors de piloter, d’organiser et de suivre les traitements effectués et à effectuer lors de la réalisation d’un projet.

Dans la pratique, le workflow identifie les différents acteurs et précisent leurs rôles de façon à améliorer leur performance et leur efficacité.
Ces acteurs sont humains, c’est le cas pour les collaborateurs, utilisateurs et administrateurs, mais peuvent aussi être supportés par un processus d’automatisation, qui vient éclaircir et dynamiser le travail.

L’automatisation du workflow

L’automatisation du flux de travail fait ses preuves et s’avère être une façon efficace pour accélérer et garantir la transformation digitale de l’entreprise.
En redynamisant les workflows appliqués, ce processus permet de formaliser, d’accélérer et de fluidifier le traitement des documents et d’autres tâches en entraînant ainsi une augmentation significative de la productivité et de la réactivité lors des tâches collaboratives.

En parallèle, le traitement automatisé garantit aux organisations le respect des normes, telles que l’ISO9001, et autres spécificités réglementaires. Ces dernières exigent une supervision au sein même des processus afin de tracer les décisions ainsi que les différents points de vérifications et de validations.

En bref, l’automatisation du workflow est un moyen d’exécuter les processus plus rapidement, de bénéficier d’une meilleure vision et d’une plus grande transparence, tout en assurant la conformité des éléments enregistrés automatiquement.

Le workflow intégré à la GED

La gestion des processus de travail est primordiale pour le bon fonctionnement et la pérennité de l’entreprise. Mais pour les intégrer, il est nécessaire d’adopter les bons outils qui permettent de piloter et de tracer les tâches de manière automatique.

Il s’avère que l’information documentaire et son traitement, se trouvent être les pièces maîtresses de l’activité de toutes entreprises. En intégrant un workflow automatisé, la GED (gestion électronique de documents) se présente alors comme une nécessité dans l’organisation de l’entreprise.

La GED permet de faire circuler un ou plusieurs documents vers un ou plusieurs utilisateurs, pour lecture, approbation, modification, validation, ou réception de ce même document. De la même manière des actions dites automatiques peuvent être effectuées à chaque étape, en fonction de leur nature: redirection du document, stockage, modification de classement…

Il s’agit, d’un mixe hybride à mi-chemin entre interventions « humaines » et « informatiques » (automatiques) qui apporte dynamisme, réactivité et efficacité pour révolutionner les méthodes de travail en interne.

Comment la GED accompagne les entreprises dans leurs transformations digitales

La GED est une solution complète qui a un impact majeur sur l’organisation de l’entreprise. Elle permet de structurer et de gérer l’ensemble des documents, informations et données de l’entreprise tout en révolutionnant l’écosystème numérique de celle-ci.

Solution évolutive, ses fonctionnalités sont nombreuses et essentielles:

  • Centralisation et organisation des flux de données documentaires ;
  • Un accès simplifié aux documents ;
  • Amélioration du travail collaboratif et de la mobilité par la mise en place d’espace de travail digital ;
  • Automatisation du workflow : validation de facture, gestion des courriers, gestion administrative… ;
  • Archivage constant et complet de tous les documents d’entreprises.

La GED se présente alors comme une solution essentielle pour assurer la transformation digitale de l’entreprise.
Elle permet aux organisations de gagner en efficacité en assurant un traitement automatique et proactif des différents documents circulant en entreprise.
Il en résulte alors une réduction des dépenses et une amélioration du travail collaboratif qui joue un rôle majeur dans le bon déroulement de l’activité.